7 überzeugende Gründe für ein Bewerbermanagement-System

Der Einstellungsprozess ist zeitaufwendig und nicht selten auch chaotisch. Zwischen dem Ausschreiben von Stellen, dem Prüfen von Bewerbungen, dem Koordinieren von Vorstellungsgesprächen und dem Unterbreiten von Angeboten kann man leicht den Überblick verlieren. In diesem Blogpost erfährst du die wichtigsten Vorteile eines Bewerbermanagement-Systems und warum dein Unternehmen jetzt unbedingt eins braucht!

01. Zeitersparnis

Ein Bewerbermanagementsystem hilft dabei, viel Zeit bei der Bearbeitung und Verwaltung von Bewerbungen zu sparen. Da alle Bewerbungen an einem zentralen Ort gesammelt und verwaltet werden, entfällt die zeitaufwändige manuelle Verteilung von Bewerbungsunterlagen an die entsprechenden Mitarbeiter. Eingehende Bewerbungen landen automatisch im System und können dann gezielt den zuständigen Recruitern und Teamleitern zugewiesen werden. 

Durch die Automatisierung des Prozesses ist auch keine doppelte Dateneingabe mehr erforderlich. Lebensläufe und andere Dokumente müssen nicht mehr händisch in verschiedene Systeme übertragen werden. Statt sich mit manuellen Tätigkeiten aufzuhalten, können Recruiter sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren - wie das schnelle Sichten von Bewerbungen und die Kommunikation mit vielversprechenden Kandidaten. Ein Bewerbermanagementsystem ist daher unverzichtbar, um den Bewerbungsprozess zu straffen und wertvolle Zeitressourcen zu schonen.

02. Effizienzsteigerung

Ein Bewerbermanagementsystem führt zu deutlichen Effizienzsteigerungen im Bewerbungsprozess. Insbesondere die Automatisierung von Routineaufgaben wie das Sortieren von Bewerbungen, das Versenden von standardisierten Bestätigungs- und Absageemails oder das Planen von Vorstellungsgesprächen spart enorm Zeit, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann.
Auch die übersichtliche Darstellung aller Bewerbungen an einem zentralen Ort sorgt für eine effizientere Arbeitsweise. Es müssen keine Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Ordnern hin und her kopiert werden. Stattdessen können HR-Mitarbeiter auf alle relevanten Bewerberinformationen schnell und einfach zugreifen. Der Workflow wird ebenfalls verbessert, da klare Prozesse für das Durchlaufen einer Bewerbung definiert werden können. Die Bewerber werden automatisch durch die erforderlichen Schritte geführt, wodurch Fehler durch unklare Abläufe minimiert werden.

03. Kandidatenmanagement

Ein Bewerbermanagementsystem bietet eine zentrale Übersicht über alle Bewerber. Statt Bewerbungen über mehrere Mailpostfächer, Excel-Tabellen oder Papierordner zu verteilen, werden alle Bewerbungen an einem Ort gespeichert. Dies verschafft einen besseren Überblick über die gesamte Bewerberpipeline. Man sieht auf einen Blick, wie viele Bewerbungen eingegangen sind, in welchem Stadium sie sich jeweils befinden und kann den Fortschritt im Bewerbungsprozess nachverfolgen. Die zentrale Verwaltung in einem System ermöglicht auch eine einfachere Kommunikation mit den Bewerbern. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen oder Message-Funktionen halten Bewerber auf dem Laufenden. Die Kommunikation lässt sich zudem personalisieren und auf den Bewerber zuschneiden. 

Zusätzlich bietet ein Bewerbermanagementsystem einen effektiven Schutz gegen das unbeabsichtigte "Ghosting" von Bewerbern. Durch die zentrale Verwaltung ist es weniger wahrscheinlich, dass Bewerber übersehen oder vergessen werden. Der Status der Bewerbungen kann regelmäßig überprüft werden, und manche Systeme ermöglichen es auch, automatisierte Erinnerungen einzurichten.

04. Analyse und Reporting

Ein Bewerbermanagementsystem ermöglicht es, Bewerbungen systematisch auszuwerten und Statistiken zur Bewerberanzahl, Herkunft, Prozessdauer etc. zu erstellen. Die gesammelten Daten geben Aufschluss darüber, wie erfolgreich eine Stellenausschreibung war, über welche Kanäle die meisten Bewerbungen eingingen und ob bestimmte Zielgruppen besser erreicht werden konnten. Mitunter lässt sich auch erkennen, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt, z.B. wenn eine Altersgruppe unterproportional vertreten ist. Solche Erkenntnisse helfen dabei, künftige Recruiting-Maßnahmen zielgerichteter zu planen. Darüber hinaus können Bewerbungsdaten als Entscheidungsgrundlage dienen, z.B. wenn es darum geht, für eine vakante Stelle die am besten qualifizierten Kandidaten herauszufiltern. Statt sich nur auf den ersten Eindruck zu verlassen, können Personalverantwortliche so datenbasiert vorgehen. Insgesamt liefern die Analysefunktionen eines Bewerbermanagementsystems wertvolle Insights, die den Recruiting-Prozess optimieren. Die Möglichkeit, jederzeit auf aussagekräftige Statistiken und Reports zuzugreifen, ist ein wertvoller Vorteil.

05. Kosteneinsparung

Ein Bewerbermanagement System hilft Unternehmen, signifikant Kosten beim Recruiting einzusparen. Indem manuelle und zeitintensive Prozesse automatisiert werden, reduzieren sich die Personalkosten für die Bearbeitung von Bewerbungen erheblich. Zudem helfen Bewertungssysteme und andere Matching-Tools dabei, Bewerber gezielt auszuwählen, die am besten zur ausgeschriebenen Stelle passen. So kann die Zahl der Bewerbungsgespräche und Assessment Center reduziert werden.

Auch die Abstimmung und Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen wird durch ein Bewerbermanagement System vereinfacht und beschleunigt. Für den gleichen Aufwand können mehr Stellen zeitnah und qualitativ hochwertig besetzt werden. Ein Bewerbermanagement System zahlt sich daher schnell aus.

06. Datenschutz und Compliance

Ein Bewerbermanagementsystem ermöglicht die datenschutzkonforme Verwaltung sensibler Bewerberdaten. Die Software sollte DSGVO-konform sein und höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. 
Mithilfe präziser Berechtigungen kann festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Daten hat. So bleiben beispielsweise Gehaltsvorstellungen und andere vertrauliche Angaben geschützt. Durch die Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen lässt sich im Nachhinein genau nachvollziehen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.

Die automatisierte Löschung von Bewerberdaten im Rahmen gesetzlicher Anforderungen hilft Unternehmen, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Durch die digitale Ablage sensibler Dokumente und Daten entfällt zudem die Gefahr des unbeabsichtigten Datenverlusts durch Papierakten. Dies schützt Bewerber wie Unternehmen gleichermaßen.

07. Employer Branding

Ein Bewerbermanagement System ermöglicht es, einen professionellen und strukturierten Bewerbungsprozess zu gestalten. Dies trägt wesentlich zum Employer Branding bei, also dem Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke. Bewerber achten heutzutage stark auf den Bewerbungsprozess und bewerten Unternehmen danach. Ein strukturierter Prozess mit zeitnahen Rückmeldungen hinterlässt einen guten Eindruck und sorgt für eine positive Candidate Experience. Digitale Bewerbungsprozesse entsprechen zudem den Erwartungen von Bewerbern, insbesondere bei jüngeren Zielgruppen. Unternehmen, die noch analoge und papierbasierte Prozesse haben, wirken dadurch weniger attraktiv. Mit einem Bewerbermanagement System können Unternehmen einfache, nutzerfreundliche und mobile Bewerbungsverfahren anbieten. So entsteht insgesamt ein modernes und zeitgemäßes Bild nach außen, das die Arbeitgeberattraktivität steigert. Bewerbermanagement Systeme sind daher ein wichtiger Baustein für erfolgreiches Employer Branding. Sie helfen, qualifizierte Kandidaten zu gewinnen und zu binden.

Ein Bewerbermanagement-System bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die heutzutage dringend notwendig sind. Es hilft Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern, den Überblick über Bewerber zu behalten, Daten zu analysieren, Kosten einzusparen, Compliance-Risiken zu verringern und die Arbeitgebermarke zu stärken.