Talentpool aufbauen: So bleibst du einen Schritt voraus

Ein Talentpool ist nicht nur ein strategisches Kapital für Unternehmen, sondern auch ein entscheidender Faktor für langfristigen Erfolg im Recruiting. In diesem Blogpost erfährst du, wie du einen effektiven Talentpool aufbauen kannst, um qualifizierte Kandidaten zu finden und langfristige Beziehungen aufzubauen.

Was genau ist ein Talentpool 

Ein Talentpool, auch Bewerberpool oder Kandidatenpool genannt, ist eine Datenbank mit Bewerberprofilen, die ein Unternehmen über einen längeren Zeitraum hinweg pflegt. Der Talentpool ermöglicht es, geeignete Bewerber gezielt anzusprechen, wenn eine passende Stelle zu besetzen ist. Statt bei jeder offenen Stelle komplett von vorne mit der Suche nach Kandidaten zu beginnen, hat das Unternehmen so immer einen Fundus an geprüften Bewerberprofilen, die schnell aktiviert werden können. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Personalbeschaffung.

Warum ein Talentpool wichtig ist

Für Unternehmen ist es heutzutage wichtiger denn je, einen Talentpool aufzubauen. Ein Talentpool ermöglicht es, stets Zugriff auf eine Vorauswahl geeigneter Bewerber für zukünftige offene Stellen zu haben. So können schnell und gezielt die passenden Kandidaten angesprochen werden, wenn eine neue Position zu besetzen ist. Dies spart viel Zeit und Kosten bei der Suche und Auswahl von Bewerbern.

Gleichzeitig sichert ein Talentpool den Zugang zu den besten Talenten auf dem Arbeitsmarkt. Indem man frühzeitig Kontakt zu geeigneten Kandidaten aufnimmt und diese in einem Pool sammelt, hat man einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern. Die besten Talente sind oft schnell vom Markt weg und ein Talentpool hilft dabei, diese für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Talentpool die Arbeitgebermarke stärkt. Indem man qualifizierten Kandidaten zeigt, dass man an ihnen interessiert ist, auch wenn aktuell keine passende Stelle frei ist, hinterlässt man einen positiven Eindruck. So bleibt das Unternehmen im Gedächtnis und wird als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen.

Strategie für den Aufbau eines Talentpools

Beim Aufbau eines Talentpools ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was die Ziele sind und wie der Prozess gestaltet werden soll.

01. Klare Ziele festlegen

Lege zunächst die konkreten Ziele fest, die du mit dem Talentpool erreichen möchtest. Möchtest du beispielsweise Fachkräftemangel in bestimmten Bereichen vorbeugen, dir langfristig qualifizierte Mitarbeiter sichern oder die Time-to-Hire für kritische Positionen verkürzen? Definiere messbare Key Performance Indicators, anhand derer du den Erfolg des Talentpools bewerten kannst.

02. Zielgruppen identifizieren

Analysiere im nächsten Schritt, welche Talente und Zielgruppen für dein Unternehmen besonders relevant sind. Soll sich der Talentpool auf Berufseinsteiger, Führungskräfte oder Spezialisten mit bestimmten Qualifikationen konzentrieren? Je klarer du deine Zielgruppen eingrenzt, desto effizienter kannst du den Talentpool managen.

03. Internen Prozess definieren

Lege fest, wie der interne Prozess für den Aufbau und die Pflege des Talentpools aussehen soll. Wer ist für Sourcing und Ansprache der Talente verantwortlich? Wie werden Bewerberdaten erfasst und wo gespeichert? Wann und wie häufig werden Talente kontaktiert? Ein klar definierter Prozess hilft, den Talentpool strukturiert aufzubauen.

04. Aktive Suche vs. passive Bewerbungen

Anstatt nur Stellenanzeigen zu schalten und auf Bewerbungen zu warten, sollte man sich aktiv auf die Suche nach Talenten begeben. Das bedeutet gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen, die aufgrund ihrer Fähigkeiten und Erfahrung gut zum Unternehmen passen könnten, auch wenn diese sich momentan in einem Beschäftigungsverhältnis befinden. In Zeiten des Fachkräftemangels wird das Anwerben passiver Kandidaten immer wichtiger. Durch eine proaktive Suche können die besten Talente identifiziert und für eine Zusammenarbeit gewonnen werden, selbst wenn sie aktuell nicht aktiv auf Jobsuche sind.

05. Netzwerken

Ein wichtiger Kanal für die aktive Talentsuche ist Networking. Durch Kontakte an Universitäten, zu Headhuntern und in einschlägigen Branchennetzwerken kann man Informationen über geeignete Kandidaten sammeln. Auch auf Konferenzen und Messen lässt sich durch gezieltes Netzwerken der Talentpool erweitern. Dabei geht es darum, mit potenziellen Kandidaten ins Gespräch zu kommen und Interesse für das Unternehmen zu wecken.

06. Karrieremessen

Die Teilnahme an Karrieremessen ermöglicht einen direkten Zugang zu geeigneten Kandidaten, beispielsweise Hochschulabsolventen. Hier kann man als Unternehmen gezielt auf sich aufmerksam machen und im persönlichen Gespräch überzeugen. Karrieremessen bieten auch die Möglichkeit, durch Vorträge oder Workshops Talente auf sich aufmerksam zu machen und das eigene Employer Branding zu stärken.

07. Social Media

Social Media Kanäle wie LinkedIn, XING oder Facebook bieten eine gute Möglichkeit, gezielt nach passenden Kandidaten zu suchen und diese anzusprechen. Durch geschicktes Social Recruiting kann man die Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen und Talente erreichen. Wichtig ist dabei eine authentische und persönliche Ansprache der Kandidaten.

Bewerbungsprozess optimieren

Um die besten Talente für den Talentpool zu gewinnen, ist es wichtig, den Bewerbungsprozess so einfach und schnell wie möglich zu gestalten. Potenzielle Bewerber sollten sich innerhalb weniger Minuten auf eine Stelle bewerben können. Komplizierte mehrstufige Bewerbungsprozesse schrecken viele Kandidaten eher ab. 

Der Bewerbungsprozess sollte vollständig digital und mobil optimiert sein. Eine Bewerbung per Smartphone oder Tablet sollte genauso einfach möglich sein wie am Computer. Alle notwendigen Informationen und Dokumente sollten bereits in der Stellenausschreibung bereitgestellt werden, damit sich interessierte Kandidaten schnell und unkompliziert bewerben können.

Auch die Candidate Experience, also die Erfahrung der Bewerber, ist entscheidend. Bewerber sollten in jedem Schritt des Prozesses das Gefühl bekommen, dass sich das Unternehmen für sie interessiert und ihren Aufwand wertschätzt. Automatisierte Bestätigungen beim Abschicken der Bewerbung und regelmäßige Updates zum Stand der Bewerbung tragen zu einer positiven Candidate Experience bei.

Ein optimierter Bewerbungsprozess ist der Schlüssel, um die besten Kandidaten von einer Bewerbung zu überzeugen und sie in den eigenen Talentpool aufzunehmen. Je einfacher und angenehmer der Prozess, desto erfolgreicher die Gewinnung von Top-Talenten.

Daten der Bewerber verwalten

Ein wichtiger Aspekt beim Aufbau eines Talentpools ist die effiziente und datenschutzkonforme Verwaltung der Bewerberdaten. Dafür empfiehlt sich die Nutzung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems oder spezieller Bewerbermanagement-Software.

Die Vorteile eines solchen Systems:

• Zentrale Datenspeicherung an einem Ort

• Automatisierte Prozesse wie das Versenden von Statusupdates an Bewerber

• Erstellung von Berichten und Auswertung der Daten 

• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen durch rollenbasierte Rechtevergabe und Protokollierung

• Einfaches Aktualisieren und Pflegen der Bewerberdaten

• Interne Weitergabe und Kommentierung von Bewerbungen

• Automatische Erinnerungen zum Kontaktieren inaktiver Bewerber

Mit einem Bewerbermanagement-System lassen sich Bewerberdaten wie Kontaktdetails, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz und Notizen übersichtlich verwalten. Durch die Automatisierung vieler Prozesse werden Ressourcen gespart und eine personalisierte Kommunikation mit Talenten ermöglicht. So kann über einen langen Zeitraum der Kontakt gehalten werden.

Kommunikation mit Talentpool

Ein Talentpool ist nur so gut wie die Kommunikation mit den Bewerbern darin. Es ist wichtig, regelmäßigen Kontakt zu halten und die Bewerber über Firmenneuigkeiten, offene Stellen und Entwicklungen im Unternehmen zu informieren. 

• Plane regelmäßige Newsletter oder Rundmails an den Talentpool, um die Verbindung aufrecht zu erhalten. Teile interessante Neuigkeiten, Erfolge und Meilensteine des Unternehmens.

• Lade die Talente gegebenenfalls zu Firmenveranstaltungen oder ähnlichen Gelegenheiten ein, um den persönlichen Kontakt zu pflegen.

• Pflege auch die Social Media Kanäle des Unternehmens aktiv und teile Inhalte, die für potenzielle Bewerber interessant sind. Verlinke auf Stellenausschreibungen.

• Führe Interviews oder Live-Chats durch, bei denen die Talente Fragen stellen können. So fühlen sie sich abgeholt.

• Hole dir Feedback der Talente ein, welche Art der Kommunikation für sie am hilfreichsten ist. Passe deine Strategie entsprechend an.

• Sei proaktiv und spreche passende Kandidaten direkt auf interessante Stellen an.

Mit einer sorgfältigen Kommunikationsstrategie bindest du die Talente an dich und hast einen Pool qualifizierter Bewerber parat.