HR-Magazin Tipps & Tricks
Die richtige Ansprache der Bewerber
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Bewerbern kommuniziert, kann einen großen Einfluss darauf haben, ob der Bewerber Interesse an der Stelle und am Unternehmen behält. Eine respektvolle, professionelle und zeitnahe Kommunikation ist entscheidend, um Top-Talente für sich zu gewinnen und zu halten. Im Folgenden findest du einige praktische Tipps, wie die Bewerberkommunikation optimiert werden kann - von der Anrede bis hin zu Automatisierungsmöglichkeiten durch Bewerbermanagementsysteme.
Siezen oder duzen
Die Ansprache von Bewerbern ist ein wichtiger Teil der Kommunikation im Bewerbungsprozess. Sollte man Bewerber siezen oder duzen? Es gibt sowohl für das Siezen als auch für das Duzen gute Argumente.
Vorteile von Siezen
Das Siezen zeigt Respekt und Professionalität.
Es stellt eine gewisse Distanz her und vermeidet zu viel Vertrautheit.
Bewerber fühlen sich in der Regel mit dem Siezen wohler, besonders zu Beginn des Bewerbungsprozesses.
Das Siezen ist die sichere Variante, um niemanden vor den Kopf zu stoßen.
Vorteile von Duzen
Das Duzen wirkt persönlicher und nahbarer.
Es kann eine vertrauensvolle Basis schaffen.
In vielen Unternehmen und Startups ist das Duzen üblich.
Jüngere Bewerber bevorzugen oft das Duzen.
Wann Siezen, wann Duzen?
Grundsätzlich sollte die Unternehmenskultur und die Branche beachtet werden
Sei respektvoll und einfühlsam und achte auf die Dynamik des Gesprächs
Am Anfang des Bewerbungsprozesses empfiehlt sich das Siezen.
Bei jüngeren Bewerbern kann auch von Beginn an geduzt werden.
Informelle Kanäle wie Social Media erlauben oft das Duzen.
Mit Bewerbermanagementsystemen lassen sich für den Schriftverkehr Du/Sie-Optionen festlegen und individuell aussenden
Kontaktfrequenz im Bewerbungsprozess
Als Personaler solltest du den Kontakt mit Bewerbern während des gesamten Bewerbungsprozesses aufrechterhalten. Doch wie oft sollte man idealerweise Kontakt aufnehmen? Zu Beginn des Bewerbungsprozesses reicht erst einmal die Bestätigung, dass die Bewerbung eingegangen ist. Danach ist es ratsam, jede Woche Kontakt aufzunehmen, um den Bewerber auf dem Laufenden zu halten. Wenn eine Einladung zum Vorstellungsgespräch verschickt wird, sollte dieser Schritt zeitnah per Telefon oder E-Mail bestätigt werden. Nach dem Vorstellungsgespräch ist ebenfalls ein zeitnahes Feedback angebracht. Idealerweise sollte dies innerhalb einer Woche erfolgen, jedoch bevorzugt innerhalb von 48 Stunden. Gegen Ende des Bewerbungsprozesses, wenn die Entscheidung kurz bevorsteht, empfiehlt sich häufigerer Kontakt alle 2-3 Tage. So fühlt sich der Bewerber wertgeschätzt.
Wichtige Zeitpunkte für Kontakt
Eingangsbestätigung
Wöchentliche Statusupdates
Terminbestätigung nach Einladung zum Vorstellungsgespräch
Feedback nach dem Vorstellungsgespräch
Entscheidungsphase: Kontakt alle 2-3 Tage
Persönliche vs. allgemeine Ansprache
Die Art und Weise, wie Bewerber angesprochen werden, hat einen großen Einfluss darauf, wie sie den Bewerbungsprozess erleben. Eine persönliche, auf den Bewerber zugeschnittene Ansprache hat dabei viele Vorteile:
Der Bewerber fühlt sich wertgeschätzt und das Unternehmen interessiert an ihm als Person. Dies fördert die Candidate Experience.
Eine persönliche Ansprache mit dem Namen zeigt, dass man sich mit der Bewerbung auseinandergesetzt hat.
Der Bewerber gewinnt einen positiven Eindruck vom Unternehmen und den Ansprechpartnern.
Die Response Rate bei weiteren Kontaktaufnahmen steigt, wenn eine vertrauensvolle Basis geschaffen wurde.
Eine zu allgemeine, unpersönliche Ansprache birgt hingegen Risiken:
Der Bewerber fühlt sich wie eine Nummer in einem anonymen Prozess.
Es entsteht der Eindruck, dass keine echte Wertschätzung für den Bewerber vorhanden ist.
Die Glaubwürdigkeit und Authentizität des Unternehmens werden in Frage gestellt.
Die Motivation des Bewerbers, am Prozess dranzubleiben, sinkt.
Empfehlenswert ist eine Mischung aus formeller Höflichkeit und echtem Interesse am Bewerber. Bewerbermanagementsoftware kann dabei unterstützen, Bewerber persönlich anzusprechen und potenzielle Namensverwechslungen zu vermeiden. Durch die Nutzung von Parametern können Nachrichten so konfiguriert werden, dass Bewerber automatisch korrekt angesprochen werden.
Multikanal vs. E-Mail
Die Kommunikation mit Bewerbern sollte heutzutage über mehrere Kanäle erfolgen, nicht nur per E-Mail. Reine E-Mail-Kommunikation hat einige Nachteile:
E-Mails können leicht übersehen werden oder landen versehentlich im Spam-Ordner. Telefonate oder Chat-Nachrichten stellen sicher, dass die Nachricht ankommt.
Die Interaktion ist eingeschränkt. Per Telefon oder Video-Call kann man besser Fragen klären.
Die Vorteile einer Multikanal-Kommunikation sind:
Bewerber fühlen sich persönlicher angesprochen, wenn man sie auch mal anruft oder eine Nachricht über WhatsApp schickt. Nur E-Mails können distanziert und formell wirken.
Vor allem jüngere Bewerber erwarten eine Kommunikation über diverse Kanäle, nicht nur per E-Mail.
Man kann Bewerber schneller erreichen, wenn man parallel E-Mail, Telefon, Chat etc. einsetzt.
Es empfiehlt sich daher eine Kombination aus E-Mail, Telefon und Chat-Nachrichten. Video-Interviews können auch hilfreich sein. Wichtig ist, mit dem Bewerber abzustimmen, über welche Kanäle er am liebsten kontaktiert werden möchte.
Automatisierung von Kommunikation
Die Automatisierung von Kommunikationsprozessen mit Bewerbern durch spezielle Bewerbermanagementsysteme bringt einige Vorteile mit sich:
Schnelligkeit: Standardnachrichten wie Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder Absagen können schnell und effizient per Knopfdruck versendet werden.
Konsistenz: Alle Bewerber erhalten die gleichen Informationen zum Prozess. Es wird nichts vergessen.
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse erfordern weniger manuellen Aufwand seitens der Personalabteilung.
Nachverfolgbarkeit: Der Kommunikationsverlauf mit jedem Bewerber lässt sich lückenlos nachvollziehen.
Skalierbarkeit: Auch bei hohem Bewerberaufkommen bleibt der Prozess effizient.
Feedback erfragen
Feedback von Bewerbern ist enorm wichtig, um den Bewerbungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Als Personaler solltest du daher aktiv Feedback einholen.
Idealerweise erfolgt dies zu zwei Zeitpunkten:
- Direkt nach Erhalt der Bewerbung: Frage den Bewerber, ob der Prozess bislang gut verlaufen ist und ob er Verbesserungsvorschläge hat. Beispiel: “Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie Anregungen haben, wie wir den Bewerbungsprozess für Sie angenehmer gestalten können.”
- Nach Abschluss des Prozesses: Hole dir auch hier konstruktives Feedback ein, unabhängig davon, ob der Bewerber eingestellt wurde oder nicht. Beispiel: “Ich danke Ihnen für Ihre Teilnahme am Bewerbungsprozess. Bitte teilen Sie uns mit, was wir in Zukunft besser machen können, damit sich Bewerber bei uns wohlfühlen.”
Mit gezielten Fragen zeigst du Interesse an der Bewerbererfahrung. Das Feedback kannst du nutzen, um Schwachstellen im Recruiting zu beheben. Mithilfe eines Bewerbermanagementsystems lassen sich zudem oftmals automatische Feedback-Umfragen versenden.
Häufige Fehler vermeiden
Bei der Kommunikation mit Bewerbern können einige typische Fehler passieren, die man tunlichst vermeiden sollte. Dazu gehört:
Bewerber über Wochen hinweg nicht kontaktieren nach Eingang der Bewerbung
Unpersönliche Massen-E-Mails verschicken
Bewerber nur 1-2 Mal im gesamten Prozess kontaktieren
Ausschließlich förmliche Ansprache auch bei jungen Bewerbern
Keine Zwischeninfos geben und die Bewerber im Unklaren lassen
Fehlerhafte Anschreiben versenden mit falschen Namen oder Positionen
Fazit
Der Umgang mit Bewerbern im Recruiting-Prozess ist entscheidend dafür, ob man die besten Kandidaten für eine Stelle gewinnen kann. Durch die richtige Ansprache und Kommunikation lässt sich Vertrauen aufbauen und Interesse wecken. Insgesamt zeigt eine professionelle, wertschätzende und authentische Ansprache den Bewerbern, dass man ihr Potenzial erkennt und sie willkommen sind. Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt dabei, indem es Routineaufgaben automatisiert und Kapazitäten für die wichtigen zwischenmenschlichen Kontakte schafft.