Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Neue Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen eine wichtige Investition in die Zukunft. Damit diese Investition sich auszahlt, ist es entscheidend, neue Teammitglieder von Anfang an willkommen zu heißen und sie bestmöglich in das Unternehmen einzugliedern. 

Ein strukturiertes und durchdachtes Onboarding hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden, wichtige Kontakte zu knüpfen und eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen. So fühlen sie sich von Beginn an wohl und können ihre Fähigkeiten optimal einbringen. In diesem Artikel erfährst du, wie du neue Mitarbeiter erfolgreich willkommen heißt und das Onboarding effektiv gestaltest

Vorbereitung

Stelle sicher, dass für den neuen Mitarbeiter alles vorbereitet ist, bevor er seinen ersten Arbeitstag beginnt. 

• Richte den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vollständig ein, sodass er sofort loslegen kann.

• Stelle sicher, dass der Mitarbeiter über alle notwendigen Arbeitsmittel und Ausstattung verfügt (Schlüssel, Firmenhandy, Visitenkarten etc.). 

• Informiere die IT-Abteilung über den Start des neuen Mitarbeiters, damit sie ihn am ersten Tag gleich einrichten und einweisen kann.

• Lasse auch Zugänge und Logins für alle benötigten Systeme und Programme vergeben und im Voraus testen.

• Bereite alle Unterlagen und Dokumente vor, die der neue Mitarbeiter benötigt, z.B. Arbeitsvertrag, Organigramm, wichtige Richtlinien.

So fühlt sich der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen und kann reibungslos starten. Ein Bewerbermanagement-System kann helfen, alle benötigten Informationen und Zugänge schon im Vorfeld zu erfassen und den Einarbeitungsprozess zu strukturieren.

Willkommenspaket für neue Mitarbeiter

Ein Willkommenspaket ist eine nette Geste, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen. Es enthält meist eine Mappe mit wichtigen Unterlagen, ein kleines Geschenk und die persönlichen Visitenkarten.

• Willkommensmappe: Hier bekommen neue Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen, die sie in der ersten Zeit brauchen. Zum Beispiel Organigramm, wichtige Ansprechpartner, Betriebsanleitungen, Regelungen etc. Die Mappe enthält am besten nur das Nötigste, sonst wirkt sie überladen. 

• Geschenk: Ein kleines Präsent zeigt dem neuen Kollegen, dass man sich über ihn freut. Klassiker sind z.B. ein Notizbuch, Kugelschreiber, USB-Stick oder Coffee-to-go-Becher mit Firmenlogo. Das Geschenk sollte nicht zu teuer sein. 

• Visitenkarten: Damit kann der neue Mitarbeiter direkt Kontakte knüpfen und sich als Teil des Teams fühlen. Die Karte sollte am ersten Tag auf dem Schreibtisch liegen.

Vorstellung

Eine persönliche Begrüßung des neuen Mitarbeiters durch die Führungskraft oder den direkten Vorgesetzten ist sehr wichtig. Am ersten Arbeitstag sollte sich Zeit für ein persönliches Gespräch genommen und die Rolle und Aufgaben des neuen Mitarbeiters im Unternehmen erklärt werden. 

Es sollte ebenfalls eine Vorstellungsrunde bei den direkten Kollegen organisiert werden. Plane hierfür am besten ein kurzes Team-Meeting ein, damit der neue Mitarbeiter alle wichtigen Ansprechpartner kennenlernt. Achte darauf, dass der neue Mitarbeiter in den ersten Tagen auch die Möglichkeit für persönliche Gespräche mit den Kollegen hat, z.B. in den Pausen. Dies fördert den Teamzusammenhalt und hilft dem neuen Kollegen, sich schnell einzugliedern.

Einarbeitung

Eine gute Einarbeitung ist entscheidend, damit sich neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden und produktiv arbeiten können. 

• Ein strukturierter Einarbeitungsplan, der die wichtigsten Stationen in den ersten Wochen und Monaten abdeckt, ist oft sinnvoll. Darin sollte stehen, was der Mitarbeiter wann lernen und können soll.

• Bestimme einen Mentor aus dem Team, der den neuen Kollegen eng betreut und ihm als Ansprechpartner dient. Der Mentor sollte Erfahrung haben und mit den Prozessen vertraut sein. 

• Biete Lernmanagement-Software oder interne Schulungen zum Unternehmen, zu den Produkten, Services und Abläufen an. Lade auch externe Trainer ein, wenn spezielles Fachwissen gefragt ist. 

• Führe regelmäßig Feedbackgespräche, um den Lernfortschritt zu überprüfen und Anpassungen am Einarbeitungsplan vorzunehmen.

Feedback

Regelmäßige Feedbackgespräche helfen dabei, neue Mitarbeiter ins Team zu integrieren, ihre Fähigkeiten optimal zu fördern und mögliche Probleme früh zu erkennen. In den ersten Wochen und Monaten sollten Vorgesetzte wöchentlich Feedbackgespräche mit neuen Teammitgliedern führen. So können eventuelle Unsicherheiten, Fragen oder Probleme frühzeitig angesprochen werden. Auch positive Rückmeldung ist wichtig, um neue Kollegen zu motivieren und ihnen Sicherheit zu geben.

Bei Feedbackgesprächen geht es darum, dem neuen Mitarbeiter ehrliches und konstruktives Feedback zu seiner Leistung und seinem Verhalten im Team zu geben. Es sollte aber auch Raum für Selbstreflexion und eigene Einschätzung gelassen werden. Wichtig ist, dass das Feedback immer sachlich bleibt und der Ton freundlich ist. Nur so fühlt sich der neue Mitarbeiter ernst genommen und wertgeschätzt. Harsche Kritik ohne Lösungsansätze verunsichert dagegen eher.

Eingliederung ins Team

Damit neue Mitarbeiter sich als Teil der Unternehmenskultur fühlen, ist es wichtig, Möglichkeiten für sie zu schaffen, sich mit den anderen Mitarbeitern zu vernetzen und kennenzulernen. Organisiere regelmäßige Teamevents oder gemeinsame Mittagessen, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Dies gibt neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, informell mit Kollegen zu interagieren. Stelle außerdem sicher, dass neue Teammitglieder in Meetings und wichtige Projekte einbezogen werden. Dies hilft ihnen, sich als wertvolles Mitglied des Teams zu fühlen. Ermutige andere Mitarbeiter, neue Kollegen zum Mittagessen einzuladen oder ihnen die Kaffeeküche und andere Räume zu zeigen. Diese kleinen Gesten helfen neuen Mitarbeitern, sich willkommen zu fühlen.

Digitalisierung für effizientes Onboarding

Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ein Bewerbermanagementsystem kann dabei eine große Hilfe sein. Damit lassen sich Bewerbungen digital erfassen, der Bewerbungsprozess tracken und die Kommunikation mit Bewerbern effektiv koordinieren.

Sobald ein Bewerber zum neuen Mitarbeiter wird, können über das System automatisch Aufgaben und Prozesse angestoßen werden, die für das Onboarding wichtig sind. Der neue Mitarbeiter kann so schon vor dem ersten Arbeitstag einen Account und Zugang zu wichtigen Systemen erhalten. Auch Einarbeitungspläne, Terminübersichten, Checklisten und alle relevanten Dokumente können für den neuen Mitarbeiter im System bereitgestellt werden. So lässt sich die Einarbeitung besser strukturieren.

Häufige Fehler vermeiden 

Beim Onboarding neuer Mitarbeiter können einige typische Fehler und Fallstricke auftreten, die es zu vermeiden gilt:

• Keine oder unzureichende Vorbereitung - Der Arbeitsplatz und die benötigten Arbeitsmittel sollten bereitstehen. Auch Kollegen und Vorgesetzte müssen informiert sein. 

• Kein fester Ansprechpartner - Dem neuen Mitarbeiter sollte ein fester Ansprechpartner zur Seite stehen, der als Mentor fungiert.

• Unzureichende Einarbeitung - Eine gründliche Einarbeitung in die Aufgaben und Abläufe ist unerlässlich. Checklisten können helfen.

• Vernachlässigung der Eingliederung - Neue Mitarbeiter sollten sich schnell als Teil des Teams fühlen. Dafür muss Raum und Gelegenheit geschaffen werden.

• Fehlendes Feedback - Regelmäßiges Feedback, gerade in der Anfangszeit, ist wichtig. Nur so können Probleme früh erkannt werden.

• Überforderung - Die Aufgaben sollten zunächst leicht sein und dann langsam anspruchsvoller werden. Zu hohe Erwartungen frustrieren.

Ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter ist entscheidend für die langfristige Bindung und Motivation von Talenten. Es lohnt sich daher, Zeit und Mühe in die Gestaltung des ersten Eindrucks und die Einarbeitung zu investieren.