Bewerbererlebnis optimieren: Positive Eindrücke von Anfang an

Warum ein positives Bewerbererlebnis wichtig ist

Ein positives Bewerbererlebnis ist heutzutage wichtiger denn je für Unternehmen. In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt bewerben sich Top-Talente oft auf mehrere Stellen gleichzeitig. Um die besten Kandidat:innen von sich zu überzeugen, ist ein professioneller und positiver Bewerbungsprozess daher unerlässlich.

Ein schlechtes Bewerbungserlebnis kann dafür sorgen, dass Bewerber sich gegen ein Unternehmen entscheiden, selbst wenn sie eigentlich interessiert waren. Negative Erfahrungen wie lange Wartezeiten, mangelnde Kommunikation oder unorganisierte Abläufe hinterlassen einen bleibenden Eindruck.

Ein reibungsloser und wertschätzender Bewerbungsprozess ist daher essenziell, um Top-Talente zu gewinnen und zu binden. Schon der erste Kontakt sollte professionell und freundlich gestaltet sein. Über den gesamten Prozess hinweg sollte Bewerber:innen Wertschätzung entgegengebracht werden und das Gefühl gegeben werden, dass man sich für sie interessiert und ihre Zeit respektiert. Denn zufriedene Bewerber werden zu zufriedenen Mitarbeitern – und sind die beste Werbung für dein Unternehmen.

Der erste Eindruck

Bereits die erste Kontaktaufnahme prägt die Wahrnehmung des Bewerbers. Als Unternehmen sollte man innerhalb von 24 Stunden auf eine Bewerbung reagieren. Eine freundliche Begrüßung per E-Mail oder Telefon zeigt Wertschätzung und Interesse. In der Antwortmail sollten Ansprechpartner mit Kontaktdaten genannt werden. So fühlt sich der Bewerber willkommen und weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann.
Auch die optische Gestaltung der Stellenanzeige und Karriereseite ist wichtig. Sie sollte professionell wirken und gleichzeitig die Unternehmenskultur widerspiegeln. Mit ansprechenden Fotos und Videos kann man einen guten ersten Eindruck vermitteln.

Datenschutz

Beim Thema Datenschutz sollte besonders sensibel vorgegangen werden. Es ist wichtig, dass Bewerber das Gefühl haben, dass verantwortungsvoll mit ihren Daten umgegangen wird. Deshalb ist es ratsam, nur die Informationen anzufordern, die für die erste Bewertung der Bewerbung tatsächlich relevant sind. Zum Beispiel reicht für den Start eine Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen. Weitere Unterlagen wie Arbeitsproben oder Referenzen können zu einem späteren Zeitpunkt nachgefordert werden, wenn der Bewerber in die engere Auswahl kommt. 

Eine weitere Möglichkeit, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, besteht darin, eine Bewerbermanagement-Software zu nutzen, die den Datenschutzbestimmungen entspricht. Durch den Einsatz einer solchen Software können Unternehmen sicherstellen, dass die persönlichen Daten der Bewerber:innen angemessen geschützt sind und nicht versehentlich missbraucht werden. Funktionen wie sichere Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung von Aktivitäten gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf die Informationen zugreifen können. Indem Unternehmen sicherstellen, dass die Informationen ihrer Bewerber:innen sicher und geschützt sind, können sie nicht nur Datenschutzverletzungen vermeiden, sondern auch das Vertrauen ihrer potenziellen Kandidaten stärken.

Nicht zu viele Dokumente zu Beginn verlangen

Viele Unternehmen fordern zu Beginn des Bewerbungsprozesses eine große Anzahl von Dokumenten an, was potenzielle Bewerber:innen oft abschreckt. Es ist jedoch ratsam, zunächst nur die wichtigsten Unterlagen anzufordern. Erst wenn der Bewerber die ersten Hürden erfolgreich genommen hat, sollten weitere Dokumente wie Zeugnisse, Zertifikate oder Arbeitsproben angefragt werden. Auf diese Weise wird der Aufwand für Bewerber:innen zu Beginn minimiert und die Hemmschwelle für eine Bewerbung sinkt.

Dieser Ansatz ist wie erwähnt auch aus datenschutzrechtlichen Gründen sinnvoll. Zugriff auf Bewerbungsunterlagen sollten nur die Personen haben, die direkt am Auswahlprozess beteiligt sind. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sollten nicht benötigte Daten sicher gelöscht werden. Ein strukturiertes Bewerbermanagement ermöglicht es, den Überblick darüber zu behalten, welche Dokumente von welchem Bewerber bereits vorliegen. Dadurch kann der Bewerbungsprozess effizienter gestaltet werden. Bewerbermanagement-Systeme bieten hierbei eine wertvolle Unterstützung.

Kommunikation

Während des Bewerbungsprozesses ist es wichtig, den Kontakt zu den Bewerber:innen aufrechtzuerhalten und sie über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden zu halten. Nachdem die Bewerbungsunterlagen eingereicht wurden, sollten Bewerber zeitnah eine Eingangsbestätigung erhalten, die idealerweise bereits einen groben Zeitplan für die nächsten Schritte enthält. Regelmäßige Status-Updates zum Stand der Bewerbung schaffen Transparenz und zeigen Wertschätzung. Lange Funkstille oder fehlende Rückmeldungen hinterlassen dagegen einen negativen Eindruck. Bewerber fühlen sich im Unklaren gelassen oder nicht ernst genommen. Auch bei Verzögerungen im Prozess ist eine kurze Nachricht mit Begründung und Ausblick sinnvoll.

Interviews

Bei den Interviews sind eine sorgfältige Vorbereitung und ein professionelles Auftreten entscheidend. Bevor du mit dem Bewerber sprichst, informiere dich gründlich über seinen Lebenslauf, um gezielte und aussagekräftige Fragen vorzubereiten. Stelle während des Gesprächs Fragen, die nicht nur die fachliche Qualifikation des Bewerbers beleuchten, sondern auch zeigen, ob er bzw. sie zur Unternehmenskultur passt. Es ist wichtig, während des Interviews eine freundliche und höfliche Atmosphäre zu schaffen, damit sich der Bewerber wohl fühlt und sich offen äußern kann. Gib ihm ausreichend Zeit, um die Fragen in Ruhe zu beantworten, und vermeide es, ihn zu unterbrechen. Achte darauf, eine professionelle und respektvolle Kommunikation aufrechtzuerhalten, auch wenn du dich gegen eine Einstellung entscheiden solltest. Am Ende des Gesprächs bedanke dich höflich für die Zeit des Bewerbers und informiere ihn zeitnah über den weiteren Verlauf des Auswahlprozesses. Führe die Interviews in einem ruhigen und ungestörten Raum durch, um dem Bewerber deine ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Vermittle einen positiven Eindruck von dir und deinem Unternehmen, aber bleibe dabei authentisch, um eine gute Beziehung zu potenziellen Mitarbeiter:innen aufzubauen.

Organisation

Eine organisierte und strukturierte Vorgehensweise ist unerlässlich, um einen professionellen Eindruck zu vermitteln. Durch gute Terminplanung und die Nutzung von Bewerbermanagement-Software kannst du Bewerbungsprozesse effizient organisieren. Die Bewerbermanagement-Software INJOBS ermöglicht es dir, Termine für Bewerbungsgespräche einfach zu planen und alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, wodurch der Überblick über den Status der Bewerbungen und die involvierten Ansprechpartner jederzeit gewährleistet ist. Dies schafft nicht nur für dich, sondern auch für die Bewerber mehr Transparenz. Mit einer klaren und übersichtlichen Terminplanung können außerdem freie Zeitfenster schneller ermittelt werden und Termine kurzfristig angepasst werden.

Wertschätzende Absage

Eine Absage ist für Bewerber oft enttäuschend. Umso wichtiger ist es, auch bei einer Absage Wertschätzung zu vermitteln. Bedanke dich aufrichtig für das Interesse an der Stelle und wünsche dem Bewerber alles Gute für seine berufliche Zukunft. Durch diese freundliche und respektvolle Haltung hältst du die Tür offen für einen möglichen späteren Kontakt und zeigst, dass du auch in Zukunft eine positive Beziehung zum Bewerber pflegen möchtest.

Onboarding

Am Ende des Bewerbungsprozesses steht das Onboarding, ein entscheidender Schritt für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeitender und die langfristige Aufrechterhaltung des positiven ersten Eindrucks. 
Zunächst ist es wichtig, den Arbeitsplatz vorzubereiten, damit neue Mitarbeiter:innen am ersten Tag voll einsatzfähig sind. Dazu gehört die Einrichtung von Computern, Zugängen und Arbeitsmaterialien. Zusätzlich solltest du sicherstellen, dass das Team über den Neuzugang informiert ist.  Du kannst das gegenseitige Kennenlernen z. B. durch die Organisation eines gemeinsamen Willkommenstreffen erleichtern, um eine herzliche Aufnahme zu gewährleisten. In den ersten Tagen ist es entscheidend, die wichtigsten Abläufe, Ansprechpartner und Tools zu erklären und eine Einführung in die Unternehmenskultur zu geben. Um die Einarbeitung effektiv zu gestalten, biete in den ersten Wochen regelmäßige Feedbackgespräche an, um die Fortschritte zu reflektieren und gezielt Unterstützung anzubieten. Es ist wichtig, deutlich zu machen, dass Fragen jederzeit willkommen sind, und eine offene Kommunikation zu fördern, um Unsicherheiten abzubauen und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.